Por muy pequeña que sea tu negocio o empresa, es necesario contar con un sistema de inventarios, ya sea manual o automatizado. Sabemos que la palabra “automatizar” puede ser considerada como un gasto innecesario para la empresa, es por eso que tomaremos algunos puntos a favor y en contra comparando los sistemas manuales y automatizados de inventario. Esto con la finalidad de que al final, pueda ver que automatizar sus procesos no es más caro que un error en el inventario de su empresa.

Sistema manual

Ventajas  

Información 

Se cuenta con la información del número de piezas o productos con los que cuentas. Así tienes el conocimiento de cuanto stock es el que debes tener como máximo y mínimo.

Mejorar el flujo de efectivo

Si el sistema de inventario se hace correctamente se puede tener un mayor control de la rotación de los productos, teniendo conocimiento de cuales son los más vendidos o los que te conviene tener por temporada.

Desventajas

Tiempo

Una de las mayores desventajas de un sistema manual es lo laborioso que esto puede resultar. Sobre todo, porque hay que revisar más de una vez para evitar cometer errores en el llenado del inventario. Este tiempo que se requiere para verificar todos los datos, se puede utilizar en actividades más productivas para la empresa.

Compartir la información

Al tener todos los datos almacenados en un programa como excel o incluso algo en físico, es más difícil poder compartir esta información con toda la empresa. Es tedioso y peligroso estar compartiendo las hojas de inventario, con el riesgo de que se pierdan o se traspapelen datos importantes.

Error humano 

Como los datos son ingresados a mano, aumenta la posibilidad del riesgo humano. Se puede olvidar registrar una transacción o contar mal el número de bienes. Estos errores dan pie a acciones innecesarias y a aumentar costos de manejo de inventario.

Sistema automatizado

Ventajas

Disminución de esfuerzos

Al contar con un sistema automatizado, los esfuerzos en recursos y tiempo disminuyen considerablemente. Además de mejorar el control de almacenamiento.

Sin errores

Se asegura una mayor calidad del proceso, disminuyendo los errores humanos, haciendo más eficiente el sistema implementado.

Elevar el nivel de calidad en el servicio

Reduce la pérdida de las oportunidades de venta por falta de mercancía y generando una mayor lealtad hacia tu empresa.

Cierre fiscal

Con un sistema automatizado se puede llevar el control exacto de la entrada y salida de la mercancía así como de la administración de la bodega o almacén. De esta forma te evitas la presión de terminar el cierre contable según lo establecido por la normativa tributaria.

Reducción de costos

Tienes una planeación más exacta acerca de los fletes que necesitarás para mover la mercancía. Además de poder optimizar con mayor facilidad el espacio de tu almacén.

Desventajas

Costo

Pagar la licencia de un sistema de inventario es más costoso que llevar un registro manual. Sin embargo, a la larga, esta inversión se compensa con el ahorro de tiempo y costos.

Temor de los puestos de trabajo

A medida que se van automatizando los procesos, se tiende a prescindir de tantos recursos como antes. Sin embargo, contrario a lo que se piensa, las empresas que automatizan sus procesos tienen la capacidad de generar más puestos de trabajo. Esto, porque son más prósperas y eficientes; y pueden abordar una mayor cantidad de proyectos y atender a más clientes satisfechos.

Pérdida en la flexibilidad

Modificar los flujos de trabajo de las tareas y procesos puede implicar cierta rigidez. Esto se minimiza con un proceso previo de consultoría y planificación. El mismo, debe ofrecértelo el proveedor de la solución. De igual manera, debes hacer una elección inteligente del producto de automatización: Debes fijarte en que sea versátil y escalable en relación a la transformación que va a tener tu empresa en el futuro.

Con estos puntos a favor y en contra, puede tomar una decisión más informada respecto a los siguientes pasos de su empresa. Lo que recomendamos es que no tenga miedo a la automatización de procesos, es un paso importante y necesario para la industria.